Guía Para Dejar el Papel

¿Sabe cuanto le cuesta a su empresa en términos de dinero el masivo uso del papel?

Descubra los pasos por seguir para convertir la reducción del papel en una realidad y mejorar sus procesos en términos de rentabilidad y transformación digital.

1. Evaluar los reprocesos derivados del papel

• Verifique los procesos de su negocio que son más críticos, como los que detienen o perjudican a la empresa si se detienen y defina si estos se deben apoyar en papel.
• Revisar la documentación existente y establecer una descripción general paso a paso y rápida que indique dónde se utiliza el papel y el proceso o la tarea involucrada
• Estimar el número de documentos entrantes requeridos en los procesos de la empresa en un mes típico y el tiempo en el ciclo de vida del documento verificando si es necesario mantener el documento físico.
• Identificar los pasos del proceso que proporcionan una oportunidad significativa para digitalizar los documentos.

2. Establecer procesos sin papel donde sea posible

• Identificar los procesos que se basan en las entradas en papel y que se pueden cambiar fácilmente a digital, como, por ejemplo, ofrecer un formulario electrónico en lugar de uno en papel.
• Garantizar que los procesos digitales y convencionales se puedan gestionar en paralelo y estén completamente integrados para permitir una transición sin problemas a medida que los volúmenes de papel cambien a digital.

3. Escaneo y conversión de los archivos de respaldo

• Todos los documentos que lleguen en papel deben convertirse a formato electrónico tan pronto como sea posible después de la recepción. No puede obligar a sus clientes, proveedores o contactos de licencia que dejen de utilizar el papel, y es probablemente que siga recibiendo documentos y archivos en papel durante algún tiempo. La clave es digitalizar esos archivos tan pronto como lleguen a su empresa o agencia.
• Puede ser valioso convertir los archivos existentes en digitales, pero esto requiere altas tasas de recuperación o la frecuente integración en el procesamiento de nuevas entradas de negocios. Una evaluación del negocio debe confirmar el valor comercial.

4. Actualizar a los clientes

• Una vez que haya aplicado el cambio a totalmente electrónico o digitalizado, debe informar a sus clientes sobre los cambios y cómo estos les afectan. Es posible que desee emitir un aviso por correo electrónico destacando las ventajas que obtendrán y resolver cualquier inquietud que pueda existir sobre la seguridad y privacidad.
• Donde corresponda, explique cómo funcionan las firmas electrónicas a sus clientes.
• Asegúrese de ofrecer y comunicar incentivos para que sus clientes cambien del papel a lo digital, como tarifas más bajas, un descuento adicional, etc.  También úselo como apoyo al medio ambiente.

Finalmente, ¡disfrute de los beneficios! Las recompensas en tiempo y rentabilidad empezarán a sumarse rápidamente en satisfacción y lealtad de sus clientes.

Herramientas clave para dejar el papel

Abundan los recursos de productividad para reducir el uso personal de papel, pero llevarlo a un nivel mayor, como el empresarial, tiene un mayor impacto. Un lugar clave para empezar es ver por dónde entra el papel en su organización y digitalizarlo en la entrada.

¿Su herramienta clave para hacerlo? Soluciones de captura inteligente Alaris que combina escáneres de escritorio hasta escáneres de alta producción y software con servicios para ayudar a las organizaciones a recopilar fácilmente información de sus documentos en papel y utilizarlos sin papel. Este enfoque único está diseñado para ofrecer una mayor productividad, una rentabilidad más alta y un valor comercial superior.

Los escáneres empresariales avanzados hacen mucho más que solo capturar una imagen, se convierten en el inicio de un proceso de digitalización completo. Los escáneres que forman parte del Alaris convierten los datos sin procesar en información que genera conocimiento real. Cuando se utilizan junto a software de captura como el Software Alaris Capture Pro, los escaneos se pueden indexar, escribir a máquina o a mano y extraer la información para su uso en sistemas comerciales sin ningún procesamiento manual.

Automatizar el proceso de captura de información elimina la complejidad y abre las puertas a nuevas oportunidades para su negocio.

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